Kiat-Kiat Praktis Mengelola Waktu April 2, 2008
Posted by spanautama in Tips & Triks.add a comment
Hudzaifah.org – Mengelola waktu adalah masalah klasik yang selalu dihadapi oleh siapapun yang ingin selalu lebih produktif, efektif, sekaligus lebih efisien. Sayangnya kita sering membuang waktu ketika membicarakan waktu. Waktu adalah komoditas yang abstrak. Ia akan terus berlalu dan tidak akan pernah kembali. Komitmen atas paradigma ini menunjukkan kualitas seseorang dalam menjalani kehidupannya. Kesuksesan tidak pernah mengabaikan dimensi waktu. Dengan kata lain waktu menjadi salah satu parameter kesuksesan atau nilai dari sesuatu.
Orang yang cerdas adalah orang yang mampu mengendalikan dirinya dan bekerja untuk kehidupan setelah kematian (Al-Hadits).
Pernahkah Anda merasa sibuk sepanjang hari tetapi kemudian pulang dengan perasaan tidak mengerjakan apa-apa? Itulah sesungguhnya yang dimaksud membuang waktu di mana Anda melakukan sesuatu yang justru tidak ada atau sedikit maknanya dibanding waktu yang terpakai.
Idaratul waqt dikenal sebagai upaya pengelolaan waktu sedemikian rupa sehingga apa yang kita lakukan sekarang memiliki manfaat jangka panjang. Sekarang merupakan investasi kita di masa depan, karena sekarang adalah bagian dari skenario kehidupan masa depan yang kita buat atau kita pilih sendiri.
Menyimpan Waktu
Semua orang mendapat jatah 24 jam sehari. Namun terdapat hal menarik atas keberadaannya. Muncul dua paradigma tentang waktu. Pertama yang mengatakan waktu adalah uang dan kedua menyimpulkan waktu adalah kehidupan. Pilihan seseorang atas salah satu paradigma tersebut akan menunjukkan misi, visi, serta aksi seseorang dalam mengisi waktu.
Bila waktu adalah uang, secara logika tidak logis, kenapa? Karena waktu berbeda dengan uang secara wujud maupun karakternya. Uang dapat ditabung, tapi waktu tidak. Uang dapat dikembangkan jumlahnya, waktu tidak (24 jam per hari). Uang dapat dicari, waktu tidak. Paradigma kedua tampaknya lebih bisa diterima akal. Karena secara wujud dan karakternya waktu dan kehidupan adalah equivalen. Bila seseorang setuju dengan paradigma kedua, ia akan terdorong untuk selalu bertanggung jawab atas setiap waktu yang dilaluinya.
Demi waktu, sesungguhnya manusia itu rugi, kecuali orang-orang yang beriman dan beramal shalih , yang saling nasihat menasehati dalam kebenaran dan saling nasihat dalam kesabaran. (QS. Al ‘Ashr: 1-3). Dalam idaratul waqt kita harus mampu mensinyalir waktu yang terbuang. Ini sering disebut faudha al waqt atau time wasters (membuang-buang waktu).
Faudha al Waqt
Time wasters adalah tindakan atas waktu tanpa menghasilkan manfaat jangka panjang. Dengan kata lain bila kita bertindak tanpa memikirkan manfaat jangka panjang maka sesungguhnya waktu kita terbuang. The person who kills time hasn’t learned the value of life” ( orang yang membuang waktu belum mempelajari nilai kehidupan).
Saat dilanda Time Wasters, kita berada di dalam dua kemungkinan; pertama, waktu kita hilang tak termanfaatkan akibat ketidaksadaran kita (atau akibat pengaruh orang lain –faktor eksternal); kedua, kita membuang waktu yang tidak sepadan dengan manfaat yang dihasilkan, dalam kondisi ini kita relatif menyadari tindakan kita (faktor internal).
Berikut ini kita akan coba mengkaji beberapa aktifitas yang sering menjebak sehingga kita terperangkap dalam sangkar faudha al waqt, antara lain sebagai berikut :
Suka Menunda
Kebiasaan menunda memang tidak mudah ditinggalkan. Ia bak monster pelahap waktu dalam diri sendiri. Belajar dan latihan sejak sekarang adalah solusinya. Bila tidak, kita akan selalu berada pada kondisi kritis, melakukan pekerjaan terburu-buru karena desakan waktu, kehilangan fokus dan prioritas, bahkan sangat mungkin Anda mengalami distress.
Saran praktis:
Pertama, latihlah diri Anda terbiasa melakukan pekerjaan prioritas, tapi relatif kurang menyenang. Bila selesai berilah penghargaan pada diri Anda ( misalnya istirahat, rekreasi, dan lain-lain). Setelah itu lakukan pekerjaan yang Anda sukai.
Kedua, biasakan memiliki agenda atau time schedule dan berusaha untuk komit atas rencana yang telah dibuat. Kunci untuk menetapkan prioritas dalam bekerja adalah menanyakan pada diri sendiri apa untungnya bagi saya melakukan hal ini? Apa hubungannya dengan sasaran jangka panjang?
Ketiga, membuat prioritas dan waktu (deadline). Perlu dipahami bahwa membuat prioritas berarti kita membuat tingkatan kepentingan (grade of importance) dari masing-masing aktifitas yang harus dilaksanakan. Sebagian orang mengartikan prioritas sebagai memesan jumlah waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu. Buatlah prioritas setiap harinya dan dirinci setiap jam. Lakukan yang terpenting terlebih dahulu. Jika Anda anggap semua penting, menunjukkan tidak ada yang penting.
Para ulama membagi tiga tingkatan kemaslahatan yakni: dhururiyyat (sesuatu yang tidak bisa hidup kecuali dengannya), hajjiyyat (kehidupan mungkin terjadi namun mengalami kesulitan), tahsinat (assessories, digunakan untuk menghias dan mempercantik kehidupan) dan sering disebut dengan kamaliyyat (pelengkap).
Menunggu
Ketika menunggu, seakan kita tidak melakukan apapun, bahkan beranggapan tidak banyak yang bisa dilakukan saat itu. Ini disebabkan beberapa keterbatasan. Pertama, tidak terbiasa melakukan pekerjaaan yang membutuhkan konsentrasi. Jika menunggu tentunya perlu sesekali menengok atau mencari yang kita tunggu. Jika terlalu asyik dengan pekerjaan sampingan bisa-bisa tujuan utama yakni menunggu terlupakan.
Kedua, fasilitas dan tempat menunggu. Artinya kita hanya mungkin melakukan kegiatan sebatas fasilitas dan tempat dimana kita berada saat menunggu. Jadi, kita perlu memastikan agar apapun yang dikerjakan tetap memungkinkan kita untuk mencapai tujuan utamanya.
Dengan segala keterbatasan ini adakah yang bisa dilakukan? Jawabannya tentu ada. Paling tidak bisa berpikir, berdzikir, membaca, membuat rencana, mengembangkan ide, atau melakukan refleksi diri. Mengapa berpikir? Semua pekerjaan memerlukan pemikiran, dan semakin sering memikirkan apa yang akan dikerjakan, semakin matanglah rencana itu. Pekerjaan menganalisa, membuat rencana akan semakin mempertajam kemampuan nalar.
Jadi berpikir secara mendalam memang sesuatu yang perlu untuk dilakukan setiap saat dimana saja. Apalagi bila kita dapat menuangkan hasil pemikiran kita itu dalam format catatan, maka hal ini sudah merupakan pemanfaatan waktu yang sangat positif.
Sedang berdzikir adalah kebiasaan orang-orang yang taqarub ilallah. Paling tidak ada berapa manfaat yang bisa diperoleh dari kegiatan dzikir ini. Pertama, semakin tenteramnya nuansa ruhiyah (psikology air) sebagaimana janji Allah. Ala bidzikrillahi tathma’inul qulub (sesungguhnya hanya dengan mengingat Allahlah hati menjadi tenang). Kedua, meningkatnya daya konsentrasi akibat terfokus pada sesuatu yakni Allah SWT. Ketiga, dampak berdzikir bukan sekedar saat dilakukan, tapi juga punya jangan panjang yang luar biasa (yakni pahala serta keridhaan-Nya).
Inilah mini time management dimana waktu-waktu singkat termanfaatkan secara optimal. Tanpa disadari Anda telah melakukan (pooling) atau penggabungan beberapa kegiatan tanpa membuang waktu dan terganggunya pekerjaan lain.
Rapat Tidak Efisien
Rapat menjadi penting karena semua kegiatan dan tugas-tugas dari berbagai kalangan dikoordinasikan untuk pencapaian paling optimal, efektif, dan efisien. Pada praktiknya justru rapat menjadi pemakan waktu yang paling lahap. Cobalah catat berapa banyak waktu Anda termakan oleh berbagai rapat dalam sebulan? Ini terjadi karena karakter orang-orang yang mengikuti rapat tersebut, kelemahan pemimpin rapat dalam mengendalikan agenda, kaburnya mekanisme rapat tersebut; dan biasanya dalam rapat selalu banyak bicara daripada aksi.
Interuptif
Yakni gangguan yang tak diharapkan. Hal ini seringkali menjadi penyebab tidak efisiennya dalam pengelolaan waktu, misalnya saja tamu yang datang tanpa membuat janji terlebih dahulu, telepon yang membanjiri suasana kerja kita. Bila ini terjadi berarti Anda dipengaruhi kepentingan eksternal tanpa Anda sendiri bisa menyelesaikan hal-hal penting Anda. Solusinya, latihlah diri Anda dan tingkatkanlah kemampuan mengambil keputusan Anda untuk menanggapi permintaan eksternal, tentu saja bukan berarti menampikkan kepentingan orang lain.
Sosialisasi Berlebihan
Sebagai makhluk sosial tentu saja kita semua perlu berinteraksi dan bergaul dengan orang lain. Apalagi bagi da’i, kita dituntut untuk menyerukan risalah kebenaran ini kepada setiap manusia. Namun terkadang sosialisasi ini tak mengenal batas, hingga tanpa disadari kita kehilangan banyak waktu hanya mengobrol ngalor ngidul.
Saran praktis : Biasakan ketika Anda bersosialisai tentukan terlebih dahulu tujuan positif yang ingin dicapai dan biasakan membuat limit waktu (Time Budgeting). Rasulullah SAW bersabda, “Sejelek-jelek umatku ialah yang paling banyak omongnya, bermulut besar, dan berlagak sok pintar. Dan sebaik-baik umatku ialah mereka yang baik akhlaknya.” (HR. Bukhari dalam al adab al mufrad dari Abu Hurairah).
Superman
Takut mendelagasikan pekerjaan. Bila ini dilakukan, berarti Anda bergaya manajamen kuno yang selalu ingin melakukan segala sesuatu sendirian. Sikap perfeksionis yang berlebihanlah sebagai penyebabnya.
Dalam perkembangan ilmu manajemen, gaya seperti ini adalah gaya manajemen pertama (managment by doing). Sementara gaya manajemen generasi terakhir sekarang ini sering dikenal dengan management by quality yang berciri kental berorientasi pada tim kerja (team work).
Jadi, bila Anda sulit mendelegasikan pekerjaan berarti Anda telah membuat diri Anda sendiri menjadi orang primitif.
Saran praktis:
Pertama, sadarilah bahwa hal tersebut kuno, ketinggalan zaman, tidak efektif, dan malah melelahkan. Bahkan hal tersebut tidak sejalan dengan konsep Islam yakni amal jama’i, ta’awuna’alal birri wa taqwa.
Kedua, sadarilah bila Andaa mendelegasikan pekerjaan kepada yang layak, berarti Anda telah memberdayakan (empowerment) orang lain. Inilah ciri manajeman modern. Mungkin akan menyita waktu pada awalnya, tapi akan selalu lebih baik untuk jangka panjang.
Tidak Mampu Mengatakan Tidak
Hal ini menujukkan sikap ketidaktegasan Anda untuk melakukan hal-hal yang bersifat interuptif, dan tentu saja akan mengacaukan aktifitas pokok atau prioritas Anda.
Saran praktis : Sadarilah bahwa Anda tidak mungkin mampu melayani semua permintaan. Buatlah keputusan untuk melakukan apa yang harus dikerjakan dan benar-benar ingin untuk dilakukan dan katakan tidak untuk yang lain dari itu.
Bekerja Tanpa Agenda
Ibarat membangun rumah tanpa blue print, tanpa anggaran, tanpa limit waktu, maka hasilnya cenderung amburadul. Seandainya jadi pun sulit untuk dinilai dimana letak pemborosannya.
Saran praktis : Renungilah betapa Islam telah melatih kita agar beraktifitas berdasarkan waktu-waktu yang telah ditentukan. Dalam Islam terdapat kegiatan ibadah yang telah diagendakan baik dalam sehari (sholat lima waktu), sepekan (sholat Jum’at), dalam sebulan ( puasa ayamul bidh dan tilawah Qur’an minimal satu juz), dalam setahun (puasa Ramadhan, Zakat, bahkan dalam seumur hidup (ibadah haji, jika mampu).
Buatlah agenda kerja harian, mingguan, bulanan. Ingat, bila Anda gagal membuat rencana, hakikatnya Anda justru membuat rencana untuk menuai kekacauan dan kegagalan, dan bersiaplah untuk menyesal. Ibnu Atho’illah berkata, “Siapa yang awal perjalanannya berkilau, berkilau pula kesudahannya.”
Akrab dengan Penganggu
Dapatkah sebuah bangunan diselesaikan bila engkau membangunnya dan orang lain menghancurkannya (sya’ir).
Ibnu Atho’illah berkata, ‘Janganlah engkau bersahabat dengan orang yang perilakunya tak dapat membangkitkan semangat, dan tutur katanya tak dapat menunjukkan engkau ke jalan Allah.”
Memang selalu ada saja teman yang terlalu suka bercanda tanpa memandang waktu, selalu mengajak ngobrol ngalor ngidul tanpa arah.
Saran praktis :
Pertama, hindari mereka sesering mungkin karena sesungguhnya mereka tidak pernah memacu prestasi Anda, malah mematikan potensi serta waktu Anda.
Kedua, tingkatkan kemampuan negosiasi Anda, sehingga Anda mampu mengendalikan diri sekaligus menolong mereka keluar dari habitat kumpulan orang-orang lalai. Bila perlu gunakan metode negosiasi win-lose (menang-kalah) untuk cepat menghentikan pembicaraan yang tidak bermanfaat itu.
Kebiasaan Baca yang Salah
Jangan dulu gembira bila Anda mengisi mini time (waktu singkat), seperti menunggu dalam perjalanan dengan kegiatan membaca, merasa telah terhindar dari lost time (kehilangan waktu). Mengapa? Karena kebiasaan baca yang salah pun akan membuat Anda terjebak, sehingga tetap berada dalam sangkar lost time.
Oleh karena itu untuk mengurangi lost time akibat kebiasaan baca yang salah ada beberapa tips sebagai berikut:
1. Bacalah sesuatu (majalah, koran, buku, dan lain-lain) yang Anda perlukan, dan coba tanyakan paada diri Anda apakah Anda perlu berlangganan?
2. Jadwalkan kegiatan membaca sebagai bagian dari jadwal harian Anda. Jika tidak, Anda tidak akan pernah punya waktu untuk membaca.
3. Membacalah pada saat-saat yang tidak terlalu baik untuk mengerjakan hal-hal lain.
4. Tentukan apa yang akan Anda baca dan berapa lama waktu yang akan dihabiskan.
5. Gunakan stabilo atau sejenisnya untuk menandai informasi penting dari bacaan tersebut. Bila Anda tidak ingin sumber bacaan itu kotor karena coretan, Anda bisa menuliskannya pada kertas lain. Dengan demikian Anda telah mendapat manfaat nyata dari bacaan Anda.
Kurang Kreatif
Tingkat kreatifitas seseorang menunjukkan kepiawaian mengisi waktu seseorang. Bagi orang-orang kreatif tidak mengenal istilah harus berbuat apa saya ini? Atau apa yang dapat saya lakukan? Biasanya orang yang kreatif akan terhindar dari perasaan sia-sia.
Saran praktis :
Pertama, berorientasilah untuk menciptakan hal-hal baru, karena kemampuan inilah yang memungkinkan untuk terjadinya perubahan dan perbaikan kualitas hidup. Perilaku kreatis merupakan fungsi dari unsur-unsur Imanjinasi, Data, Evaluasi, dan Aksi (IDEA). Perilaku kreatif tidak akan muncul jika salah satu untusur-unsur di atas tidak ada.
Kedua, usahakan untuk tidak terpaku pada kebiasaan yang sering menghalangi untuk sampai pada pendekatan-pendekatan kreatif dan inovatif. Perlu dipahami bahwa kreatifitas tanpa diimbangi sikap disiplin, akan menjebak kita pada pembuangan waktu pula. Tanpa disiplin, manfaat dari prioritas, deadline dan pooling tidak akan pernah menjadi maksimal.
Disiplin berarti mematuhi prioritas dan deadline yang telah ditetapkan. Kita menggunakan kreatifitas untuk merencanakan dan menggabungkan beberapa kegiatan agar waktu yang tersedia termanfaatkan secara optimal.
Selamat berlatih. Bila Anda mampu mengelola waktu, berarti Anda telah mampu mengelola diri sendiri, bahkan Anda mampu membantu orang lain mengelola waktunya. Wallahu’alam. []
By : Jundullah 0719
Sumber : Waqafah Tarbawiyah, Serial fikrah, dakwah dan harakah Edisi 01, Fajar Ahmad Sholeh
Menggali Potensi Menebar Prestasi April 2, 2008
Posted by spanautama in TENTANG.add a comment
|
Menggali Potensi Menebar Prestasi |
|
|
|
LP2U |
|
MANAJEMEN KEPANITIAAN |
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
|
I. SASARAN· Dapat menjelaskan pentingnya membentuk tim, bukan kelompok, dalam rangka mengefektifkan kepanitiaan. · Belajar bagaimana mengembangkan tim dalam suatu kepanitiaan.
II. KEPANITIAN ADALAH TIM, BUKAN KELOMPOKPerbandingan antara kelompok dan tim diperlihatkan dibawah ini, beri tanda þ pada karakteristik yang menggambarkan organisasi dimana anda sekarang menjadi bagian darinya.
A. Keuntungan Yang Diperoleh Dari Pengembangan Tim1. Tujuan menjadi realistis dan dapat dicapai, karena masing-masing anggota menyumbang untuk memberikan sarannya dan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugasnya. 2. Pemimpin dan anggota mengerti prioritas satu sama lain dan saling membantu ketika kesulitan timbul. 3. Komunikasi menjadi terbuka. Kreativitas dan kesungguh-sungguhan kerja menjadi meningkat. 4. Umpan balik prestasi menjadi lebih bermakna karena anggota tim mengerti apa yang diharapkan dan dapat memonitor prestasi mereka berdasarkan harapan.
B. Sikap Orang Yang Dapat Bekerja Dalam TimSikap berikut ini menyokong pengembangan tim. Skala ini akan membantu anda mengindentifikasi kekuatan anda, menentukan bidang yang perlu ditingkatkan. Lingkari angka yang mencerminkan dengan baik posisi anda di dalam skala. Semakin tinggi angkanya semakin karakteristik tersebut menggambarkan diri anda. Bila anda sudah selesai, jumlahkan angka yang dilingkari di dalam ruang yang disediakan.
1. Sewaktu menyeleksi anggota, saya memilih orang yang dapat memenuhi 5 4 3 2 1 persyaratan kerja dan bekerja baik dengan orang lain.
2. Saya memberi anggota saya rasa memiliki dengan melibatkan mereka 5 4 3 2 1 dalam menetapkan tujuan, pemecahan masalah dan kegiatan peningkatan produktivitas.
3. Saya berusaha memberikan semangat tim dengan mendorong orang bekerja 5 4 3 2 1 bersama dan menyokong satu sama lain pada kegiatan yang berhubungan.
4. Saya berbicara secara terbuka dan jujur dan mendorong jenis komunikasi 5 4 3 2 1 yang sama sebagai balasannya.
5. Saya mempertahankan kesepakatan dengan anggota saya karena 5 4 3 2 1 kepercayaan mereka adalah esensial bagi kepemimpinan saya.
6. Saya membantu anggota tim untuk saling mengenal, sehingga mereka 5 4 3 2 1 belajar mempercayai, menaruh respek dan menghargai bakat dan kemampuan individu.
7. Saya memastikan anggota untuk berlatih yang diperlukan untuk 5 4 3 2 1 menjalankan pekerjaan mereka dan mengetahui bagaimana pelatihan itu dapat diterapkan.
8. Saya mengerti bahwa konflik di dalam kelompok adalah normal, tetapi 5 4 3 2 1 berusahalah untuk memecahkannya dengan cepat dan adil sebelum konflik dapat menjadi merusak.
9. Saya percaya orang akan bekerja sebagai tim bila mereka mengetahui 5 4 3 2 1 apa yang diharapkan, dan keuntungan apa yang bisa diperoleh.
10. Saya bersedia mengganti anggota yang tidak dapat atau tidak mau 5 4 3 2 1 memenuhi standar yang wajar sesudah dicoba lebih dahulu. Jumlah Keseluruhan ____________________
Skor antara 50 dan 40 menunjukkan sikap positif terhadap orang dan jenis sikap yang diperlukan untuk membangun dan mempertahankan suatu tim yang kuat. Skor antara 30 dan 20 dapat diterima dan dengan upaya yang sangat bijaksana, pengembangan tim seharusnya mungkin bagi anda. Bila skor anda dibawah 20, anda perlu memeriksa dengan cermat sikap anda dan merubahnya untuk dapat bekerja dalam tim.
III. TAHAP I : MEMAHAMI DAN MEMPRAKTEKKAN POAC (Planning, Organization, Actuating, Controlling)
A. Tim Memiliki PerencanaanPanitia berbentuk tim perlu mengetahui mengapa mereka perlu dibentuk, apa yang akan mereka capai dan bagaimana mencapainya. Perencanaan adalah pemikiran yang mendahului kerja. Bila perencanaan tidak dikerjakan, waktu dan tenaga akan menjadi boros. Perencanaan efektif mencakup unsur-unsur berikut ini: 1. Menterjemahkan tujuan menjadi sasaran-sasaran yang mudah diukur. 2. Memperhatikan kebutuhan anggota tim menjadi tujuan dan sasaran tim. 3. Merumuskan rencana pelaksanaan dengan membuat alternatifnya. 4. Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan (orang, waktu, uang, tempat, dan fasilitas) dan menjamin bahwa sumber daya itu tersedia. 5. Menetapkan waktu pencapaian target. 6. Menetapkan standar prestasi dan bagaimana hasil akan diukur.
B. Tim Memiliki PengorganisasianSegera sesudah perencanaan berlangsung, organisasi menjadi penting. Sumber daya(orang, dana, bahan/fasilitas, dan lain-lain) harus dikoordinasikan secara efektif untuk mencapai tujuan tim.
Beberapa aspek kunci pengorganisasian yang efektif tercantum di bawah ini. Beri tanda þ untuk kecakapan Anda pada masing-masing pernyataan.
Dikerjakan dengan Baik Harus Ditingkatkan
1. Saya dapat membagi kerja menjadi tugas- p p tugas dan pengelompokkan yang logis.
2. Saya mengetahui bagaimana mengamankan p p sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan
3. Saya senang memberikan tugas, sumber p p daya dan tanggung jawab kepada para anggota tim berdasarkan fungsi dan keterampilan
4. Saya membiasakan untuk mendisain sistem p p informasi dan jaringan komunikasi ke atas, ke bawah, dan melintang di antara para anggota tim.
Salah satu bagian pengorganisasian adalah pendelegasian. Syarat pendelegasian yang efektif adalah 1. Deskripsikan tugas dan wewenang dengan jelas. 2. Buat standar prestasi dan jadwal penyelesaian tugas. 3. Katakan kepada orang lain siapa yang bertanggung jawab.
C. Tim Memiliki MotivasiOrang bekerja dalam kepanitiaan karena berbagai alasan, Yang penting bagi satu orang mungkin tidak berarti bagi orang lain. Motivasi bersifat pribadi dan pemimpin harus mengenali anggota untuk mengetahui apa yang memotivasi mereka. Ada orang yang bekerja guna karena ikhlas, ingin populer, memenuhi kebutuhan finansial, dan lain-lain. Ketua panitia harus peka untuk mengenali kebutuhan anggotanya, dan mendesain cara-cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut sambil mencapai tujuan kepanitiaan. Tidak ada satu teknik pun yang manjur untuk semua orang. Namun, ketika unsur-unsur berikut ini digabung, baik keberhasilan individual maupun tim dimungkinkan. Beri tanda þ pada kemahiran anda di bawah ini.
Saya mahir dalam : Dikerjakan dengan Baik Harus Ditingkatkan
1. Memastikan bahwa setiap anggota p p mengetahui apa yang diharapkan dan bagaimana prestasi akan di ukur.
2. Mengenali anggota sebagai individu p p dengan mengetahui kebutuhan mereka
3. Memberikan pelatihan dan bantuan p p yang diperlukan bagi setiap anggota untuk mencapai sasaran yang sudah ditetapkan bersama.
4. Memberikan sumber daya yang p diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
5. Membimbing dan mendorong pertumbuhan p p pribadi anggota.
6. Mengenali dan mengganjar prestasi yang p p baik dan mengoreksi, atau menghapus prestasi yang buruk ketika terjadi.
D. Tim Memiliki PengendalianSegera sesudah suatu kepanitiaan dimulai, suatu sistem pengendalian diperlukan untuk memastikan bahwa semua yang dikerjakan akan sesuai rencana, dan sasaran akhirnya akan tercapai, Pengendalian harus ditegakkan selama proses perencanaan dan dibuat sesederhana mungkin. Segera setelah sistem pengendali dipasang, pemimpin dan tim dapat membandingkan apa yang tengah terjadi dengan apa yang diharapkan. Berdasarkan hasil yang terus menerus, mungkin perlu untuk merevisi sasaran, memodifikasi rencana, mengorganisasi ulang, mengambil beberapa langkah motivasional tambahan, atau tindakan lain yang sesuai. Beberapa aspek penting dari pengendalian didaftar dibawah ini. Tunjukkan kemahiran anda dalam masing-masing aspek dengan memberi tanda þ pada kotak yang sesuai.
Saya biasanya : Dikerjakan dengan Baik Harus Ditingkatkan
1. Menetapkan unsur pengendalian p p sebagai bagian dari rencana panitia
2. Menyusun jadwal waktu dan titik p p pengecekan untuk mengukur kemajuan.
3. Mendorong umpan balik dari para p p anggota tim sepanjang kepanitiaan.
4. Mengevaluasi masalah atau p p penyimpangan dari rencana dan kemudian menyusun suatu rencana tindakan baru yang tepat pada waktunya dan sesuai.
5. Menyesuaikan sasaran, rencana, p p sumber daya dan faktor motivasional sebagaimana diperlukan untuk memenuhi tujuan kepanitiaan.
6. Mengkomunikasikan perkembangan p p dan perubahan rencana kepada mereka yang perlu mengetahui.
IV. TAHAP II : MENSELEKSI ORANG-ORANG YANG MEMENUHI SYARAT
Sumber daya manusia adalah bagian paling kritis dari keberhasilan setiap kepanitiaan. Orang yang ahli membantu menjamin produktivitas dan kemampuan pencapaian tujuan. Anda benar-benar tidak dapat bertahan tanpa orang yang cakap. Sebagai ketua panitia, orang-orang ini mutlak perlu terlibat bersama.
Beberapa unsur kritis dalam seleksi dan penempatan anggota panitia berbentuk tim didaftar dibawah ini. Tunjukkan seberapa baik anda melaksanakannya dengan dengan memberi tanda þ pada kotak yang sesuai.
Dikerjakan dengan Baik Harus Ditingkatkan
1. Saya menganalisis syarat pekerjaan p p secara tuntas sebelum memulai proses seleksi.
2. Saya selalu menyelidik untuk mengetahui p p bukti objektif dari keterampilan calon anggota; pengetahuan; keberhasilan dan kegagalan di masa lalu; keterandalan; dan sikap terhadap kerja.
3. Saya mendeskripsikan gagasan saya mengenai p p kerja tim kepada calon anggota dan meminta mereka menilai bagaimana mereka akan bekerja dalam kondisi tim.
4. Saya memastikan bahwa setiap calon anggota p p mengerti syarat pekerjaan dan standar prestasi yang diharapkan
5. Saya mengevaluasi fakta dengan cermat dan p p menghindari membuat kesimpulan yang prematur atau meniru-niru sewaktu mengambil keputusan seleksi.
6. Orang yang saya pekerjakan ditempatkan dalam p p posisi dimana ada potensi untuk keberhasilan.
V. TAHAP III : KERJA SAMA SEBAGAI SUMBER KEKUATAN TIM
Unsur-unsur penting terjalinnya kerja sama dalam tim : 1. Komunikasi yang terbuka. 2. Konflik dipecahkan dengan sikap yang positif. 3. Dukungan dan kepercayaan timbal balik telah tercapai.
a. Memudahkan Komunikasi Yang Terbuka
Pemimpin tim dapat memudahkan komunikasi dengan berespons terhadap kebutuhan organisasi akan informasi. Lengkapi masing-masing pernyataan berikut ini dengan melingkari pilihan yang menurut Anda paling sesuai.
1. Pesan paling mudah dimengerti bila : a. anda menggunakan penguasaan anda yang lengkap dalam bahasa. b. dikirim dalam istilah yang dimengerti oleh penerima.
2.Informasi yang kompleks lebih mudah dimengerti bila anda : a. meningkatkan kejelasan dengan menggunakan contoh yang spesifik dan analogi. b. memberitahu si pendengar untuk memperhatikan dengan cermat.
3. Konsep-konsep kunci diingat lebih baik bila anda : a. menggunakan pengulangan untuk mengukuhkannya. b. mengekspresikan diri anda dengan jelas.
4. Pengirim dapat mengecek pengertian si penerima dengan : a. menanyakan apakah ia mengerti. b. meminta si penerima untuk melaporkan apa yang ia dengar.
5. Mendengarkan akan lebih efektif bila anda : a. berkonsentrasi pada pengirim dan apa yang dikatakannya. b. mengantisipasi apa yang akan dikatakan oleh pembicara.
6. Pengertian akan lebih mudah bila anda : a. menunda penilaian hingga pengirim menyelesaikan pesannya, b. mengasumsikan bahwa anda mengetahui posisi si pengirim dan menilai sesuai dengan posisinya.
7. Pengertian dapat ditingkatkan oleh si pendengar dengan : a. memparafrasekan secara berkala pesan tersebut kembali kepada si pengirim. b. menginterupsi untuk mengekspresikan perasaan dan emosi.
8. Pendengar yang baik : a. menyiapkan respons mereka ketika si pengirim berhenti bicara. b. mengajukan pertanyaan bila mereka tidak mengerti.
9. Pengirim dan penerima pesan sama-sama meningkat bila : a. kedua pihak mempertahankan kontak mata yang baik. b. kedua pihak bersikap defensif dan saling menantang.
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam rapat :
1. Buat agenda rapat dan umumkan pada anggota rapat jauh-jauh hari agar mereka dapat mempersiapkannya. 2. Pilih lokasi rapat di tempat yang tenang, bersih, sirkulasi udara baik, penerangan cukup, dan lapang. 3. Siapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk kelancaran rapat (buku catatan, papan tulis, komputer, alat tulis, dan lain-lain). 4. Selalu membuat notulen rapat yang dibagikan kepada anggota rapat setelah selesai rapat. 5. Atur tempat duduk agar semua anggota rapat dapat saling melihat. 6. Atur waktu rapat agar tepat waktu dan jangan terlalu lama (antara 2 s.d. 4 jam). 7. Bacakan hasil-hasil rapat sebelum rapat ditutup. 8. Sediakan penganan secukupnya. 9. Tutup dengan do’a agar keputusan rapat dapat berjalan dengan baik.
B. Konflik Dipecahkan Dengan Sikap Positif
Beberapa sebab terjadinya konflik : 1. Perbedaan dalam kebutuhan, sasaran dan nilai. 2. perbedaan dalam mempersipsikan motif, kata, tindakan dan situasi. 3. Harapan yang berbeda akan hasil (menguntungkan atau tidak menguntungkan). 4. Ketidak sediaan untuk menuntaskan masalah, bekerja sama, atau berkompromi.
Terdapat 5 gaya pemecahan konflik. Beri tanda þ pada gaya konflik yang paling mungkin Anda gunakan.
GAYA PERILAKU KARAKTERISTIK ALASAN PEMAKAIAN
Penghindaran Nonkonfrontasi, mengabaikan atau Perbedaan terlalu kecil atau p melewatkan masalah, menyangkal terlalu besar untuk dipecahkan. masalah Upaya pemecahan dapat merusak hubungan atau menimbulkan masalah bahkan lebih besar.
Penyesuaian Perilaku non asertif dan Tidak sepadan menanggung p menyenangkan, Koperatif bahkan resiko kerusakan dalam dengan mengorbankan tujuan hubungan atau pribadi ketidakharmonisan umum.
Menang/kalah Konfrontasi, asertif dan agresif. Yang terkuat yang menang. p Harus menang dengan jalan Harus membuktikan superioritas apapun. Yang paling etis atau benar secara profesional.
Kompromi Penting semua pihak mencapai Tidak ada satu orang atau satu p tujuan dasar dan mempertahankan gagasan yang sempurna. Ada hubungan yang baik. Agresif tetapi lebih dari satu cara yang baik koperatif. untuk mengerjakan sesuatu. Anda harus memberi untuk menerima.
Pemecahan masalah Kebutuhan kedua pihak adalah sah. Bila pihak-pihak mau secara p dan penting. Respek yang tinggi terbuka membicarakan masalah, kepada dukungan timbal balik. pemecahan yang menghasilkan Asertif dan koperatif. keuntungan bersama dapatditemukan tanpa setiap orang membuat konsesi yang besar.
C. Mengembangkan Saling Kepercayaan Dalam Tim
Beberapa unsur yang penting untuk menumbuhkan kepercayaan tim ada dalam daftar di bawah ini. Beri tanda þ pada kondisi yang sudah ada didalam tim Anda.
q Pemimpin memiliki tujuan yang diberikan secara jelas dan konsisten yang mengandung masukan dari anggota. q Anggota harus mempersepsikan pemimpin mereka sebagai orang yang terbuka. adil, jujur dan bersedia mendengarkan. q Pemimpin harus tegas dan mempertahankan keputusan tim walau dalam situasi yang sulit. q Pemimpin harus pula siap memberikan penghargaan kepada anggota, bila penghargaan itu memang pantas diberikan. q Kepercayaan mensyaratkan adanya komunikasi yang terbuka dan jujur serta menghargai opini anggota tim yang lain. q Anggota harus memiliki kepercayaan bahwa pemimpin mereka akan mendukung mereka, bahkan dalam masalah rumit, dan mengambil tanggung jawab untuk tindakan tim. Lampiran 1
URAIAN TUGAS PANITIA PELATIHAN “KIAT MENGELOLA KEPANITIAAN” L P 2 U
1. Ketua : a. Mengkoordinir keseluruhan pelaksanaan pelatihan. b. Berhak membuat berbagai kebijakan yang tidak bertentangan dengan misi dan tujuan LP2U. c. Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Pelatihan/Seminar LP2U dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
2. Wakil Ketua : a. Membantu ketua dalam melaksanakan tugasnya. b. Mengawasi mekanisme kerja setiap seksi-seksi dalam kepanitiaan. c. Bertindak mewakili ketua, jika ketua behalangan hadir dalam rapat atau acara-acara lain yang berhubungan dengan kepanitiaan. d. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
3. Sekretaris : a. Bertindak sebagai notulen rapat dalam rapat panitia. b. Mencatat dan mengarsipkan seluruh dokumen penting dan formulir-formulir kepanitiaan. c. Mencatat dan mengarsipkan surat masuk dan keluar. d. Membuat proposal kegiatan. e. Membuat berbagai formulir/surat/dokumen yang berhubungan dengan kepanitiaan. f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
4. Bendahara : a. Mencatat, menyimpan, membukukan, dan mengeluarkan keuangan kepanitiaan. b. Mengontrol pembayaran biaya peserta pelatihan melalui petugas piket pendaftaran yang ditunjuk. d. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
5. Seksi Pendaftaran : a. Menerima dan mencatat calon peserta sesuai dengan prosedur pendaftaran peserta yang berlaku. b. Bertindak sebagai humas dan informasi pelayanan masyarakat. c. Mengkoordinir dan mengontrol kelancaran piket pendaftaran yang telah ditetapkan. d. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban secara berkala.
6. Seksi Pengajaran : a. Mencari dan menentukan tenaga instruktur setelah mendapat persetujuan dari ketua panitia. b. Menghubungi instruktur yang bersangkutan dan mengkonfirmasikan kehadirannya sebelum waktu pelaksanaan. c. Meminta, mengambil dan menggandakan modul-modul pelatihan sebelum waktu pelaksanaan. d. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
7. Seksi Publikasi dan Dokumentasi : a. Membuat dan mencetak bahan publikasi dengan persetujuan ketua panitia. b. Melakukan publikasi kepada target peserta dengan berbagai cara yang sesuai dengan kemampuan sumber daya dan dana panitia. c. Memantau efektivitas publikasi yang telah dilaksanakan. d. Membuat dekomentasi kegiatan kepanitiaan. e. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
8. Seksi Perlengkapan : a. Menyediakan perlengkapan kebutuhan rapat yang dibutuhkan. b. Membuat inventaris kebutuhan perlengkapan dan dekorasi kegiatan, serta menye- diakannya pada waktu pelaksanaan. b. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
9. Seksi Konsumsi : a. Menyediakan dan mengatur konsumsi rapat-rapat kepanitiaan. b. Menyediakan dan mengatur konsumsi pada waktu pelaksanaan. c. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
10. Seksi Dana : a. Membuat proposal dana dan sponsorship. b. Mencari donatur dan sponsorship yang sesuai dengan misi dan tujuan kepanitiaan. c. Menyetorkan uang donatur dan sponsorship kepada bendahara secara berkala. d. Memberitahukan kepada seksi publikasi tentang bentuk/disain publikasi yang diinginkan sponsorship. e. Mencetak dan memberikan kartu ucapan terimakasih kepada donatur dan sponsorship setelah kegiatan berlangsung. f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia dengan membuat laporan pertanggungjawaban.
|
Teamwork yang Buruk April 2, 2008
Posted by spanautama in TENTANG.add a comment
Hudzaifah.org – Kalau kita ibaratkan dengan bermain sepak bola atau bola basket dan yang berlari kencang hanya bagian penyerang, sedangkan bagian gelandang dan pertahanan larinya tidak sekencang penyerang. Apa yang terjadi? Jomplang bukan? Ditonton juga tidak enak. Apalagi sebagai anggota tim, kecepatan yang tidak sama ini akan membuat frustasi dan kehabisan napas untuk bagian tertentu yang berlarinya lebih kencang. Yang nonton lebih frustasi lagi.
Bergerak Seirama
Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan atau objek, frontliner adalah bagian depan yang tidak bisa sendirian bekerja dan tidak bisa lari “sendiri” dengan kecepatan yang berbeda dengan bagian belakang. Boleh saja berbeda, asal yang belakang bisa mengikuti. Yang terbaik adalah jika semuanya seirama. Teamwork bukan hanya “sharing goals” atau “communicate goals” atau hanya mengerti tujuan dan membagi tugas untuk mencapai tujuan. Namun, yang lebih penting adalah “sharing spirit” atau “motivation” untuk mencapai goal. Ketika spirit anggota tim tidak sama, maka mereka akan merasa kelelahan karena sinergi tidak tercapai.
Ibarat Tarik Tambang
Dalam pertandingan lain yang cukup unik, tarik tambang. Irama dan spirit yang sama menghasilkan suatu keperkasaan yang menakjubkan. Tim yang “all out” terlihat sekuat tenaga sampai tak enggan jatuh bangun untuk menambah kekuatan dan menang. Mengapa ini terjadi? Coba perhatikan, mereka diikat oleh suatu tambang di mana semua anggota berpegangan pada tambang yang sama. Inilah yang membuat perbedaan dengan olahraga lainnya. Jika olahraga lain anggota tim disatukan oleh pelatih yang kuat leadership nya, sedangkan anggota tarik tambang tidak ada pelatih yang mengaba-aba, yang ada hanyalah sistem “ikatan” di mana setiap anggota terkoneksi dengan tambang yang membuat mereka merasa berada di dalam sistem. Dan setiap anggota percaya akan kontribusi anggota lainnya, serta berusaha memberikan yang terbaik. Baik sepak bola, basket maupun tarik tambang, setiap anggota timnya mempunyai peranan yang jelas dan menentukan kemenangan.
Leadership, Sistem dan Keberagaman Peran Anggota
Leadership dan sistem yang bagus, yang searah dan yang mengikat anggota tim inilah yang mampu memotivasi setiap anggota untuk bersama-sama menyumbangkan resources yang mereka miliki untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan.
Di samping punya pemimpin dengan style yang mampu mengkoordinasikan anggota tim, diperlukan juga keberagaman peran anggota tim, bukan keseragaman pendapat. Justru keberagaman ini diperlukan untuk menciptakan “constructive conflicts”, yang membuat keputusan yang diambil tim menjadi berimbang dan berkualitas.
Sistem operasional yang diibaratkan sebagai “tambang” harus mampu mengikat anggota tim, terutama yang bersifat cross functional team. Upayakan agar yang mengikat mereka bukanlah departemental atau divisional vertical line, tetapi sebuah “service chain”. Sebab jika anggota tim tidak sadar bahwa mereka berada di satu tambang, akan sulit bagi mereka untuk mempunyai spirit motivasi yang sama. Bagi para penyeru Al Haq, tambang pemersatu itu adalah agama Allah. Difirmankan Allah SWT di Surat Ali Imran Ayat 103, ”Dan berpeganglah kamu semuanya kepada tali (agama) Allah, dan janganlah bercerai berai……” Selamat bekerja!
Sumber : Majalah Marketing No. 10/VII/Oktober/2007
Modified by : Jundullah 0719
Teknik Publikasi April 2, 2008
Posted by spanautama in Tips & Triks.add a comment
Sebelum melangkah pada kegiatan publikasi, harus ditetapkan terlebih dahulu beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
1. Keterkaitan dengan Topik kegiatan.
2. Keterkaitan dengan sumberdaya yang ada.
3. Keterkaitan mengenai segmentasi pasar.
4. Keterkaitan masalah penentuan biaya peserta.
5. Keterkaitan mengenai penggunaan media publikasi.
ad. 1. Merupakan hal penting, karena harus dihadapkan pada dua aspek, yaitu aspek ekonomis atau sosial.
Penentuannya meliputi : a – Topik Kalender
b – Topik Kondisional
c – Topik Idealita
ad. 2. Sumber daya yang ada akan mendukung suatu kegiatan secara langsung, sebab tanpa ini semua, mustahil kegiatan yang direncanakan berhasil baik.
Bagian ini mencakup :
a – Sumber daya manusia.
b – Sumber dana.
c – Sumber daya potensial lainnya.
ad. 3. Penentuan segmentasi pasar menjadi mutlak saat ini, terutama bagi kegiatan yang bersasaran ekonomis. Sedangkan bagi yang bersifat sosial, meskipun tidak mutlak, segmentasi ini tetap menjadi han yang sangat perlu.
Penetapan segmen pasar akan melihat beberapa aspek :
a – Aspek Demografis : – Umur
- Jenis Kelamin
- Agama
- Pendidikan
- Pekerjaan
b – Aspek Geografis : – Internasional
- Regional
- Nasional
- Wilayah
- Kota/Desa
- Iklim
c – Psikografi : – Masyarakat Konservatif atau liberal – Masyarakat Maju atau Terbelakang
- Masyarakat Terbuka atau Tertutup
- Masyarakat Individual atau Sosial
- Masyarakat Aktif atau Pasif
- Masyarakat Atasan atau Bawahan
d – Perilaku Konsumen : – Manfaat yang dicari
- Frekuensi keikutsertaan
- Cara keikutsertaan
ad.4. Biaya keikut sertaan, akan berpengaruh banyak pada keinginan anggota masyarakat untuk menjadi peserta pada kegiatan yang diselenggarakan.
Pada satu sisi, penetapan biaya mahal, akan sedikit menyulitkan pemasaran yang dilakukan. Namun demikian, bila harga yang dipatok murah, bukan mustahil justru menimbulkan pertanyaan orang lain mengenai kualitas suatu kegiatan yang diselenggarakan. Karenanya, penetapan harga ini harus dipikir masak-masak sehingga dapat dilakukan publikasi secara efektif dan tidak mengecewakan orang lain.
ad. 5 Media Publikasi
Pada tahap ini merupakan hal penting bagi suksesnya suatu kegiatan, sebab sekali kita salah memilih media publikasi, akan kurang berhasilah peyelenggaraan kegiatan tersebut.
A. Media Elektronik
1. Radio
Keuntungan: Kerugian :
- Audience luas – Langsung hilang
- Biaya relatif murah – Terlampau banyak radio
- Ekspresi suara jelas – Tidak ada visual
- Dapat berkreativitas – Pandai bermain kata
2. Televisi
Keuntungan Kerugian
- Audience cukup luas – Biaya mahal
- Total berkreativitas – Langsung hilang
- Audio & Visual – Waktu terbatas
- Memberi pengaruh luas – Tergantung prime time
- Pandai bermain kata dan pola
B. Media Cetak
1. Surat Kabar
Keuntungan Kerugian
- Tahan lama – Lama hanya 1 hari
- Tampilan gambar – Segmen pasar terbatas
- Biaya tidak semahal TV – Pembaca tidak luas
- Mempunyai ukuran – sirkulasi boros
- Komunikasi kalimat – terlampau banyak koran
- Sasaran lebih jelas
2. Majalah
Keuntungan Kerugian
- Waktu iklan panjang – Pasar terbatas
- Biaya cukup relatif – Biaya kolom lebih mahal
- Pangsa pembaca jelas – terlampau banyak
- Komunikasi kata majalah
dan gambar – Bergantung cover news
- Sirkulasi tidak boros
B. Media lain
1. Telemarketing – Press conference
2. Direct Sales – Poster
3. Direct mail
4. Brosur
Semua itu perlu didukung oleh kemampuan manajerial pendaftaran di sekretariat kepanitiaan secara baik. Disamping itu, semua publikasi sangat bergantung pada komunikasi kata (copy writing). Tanpa adanya copy writing sulit menyampaikan pesan secara lugas, ringkas namun tepat. Biasanya cukup bombastis.
CONTOH COPY WRITING :
- “Siapa dulu dong bapaknya ?”
- “Beli satu dapat dua”.
- “Tanpa Kompas serasa belum pas”
- “Baca Misykat, dijamin masuk surga”.
Note: Sumber: LP2U [http://lp2u-online.tripod.com]
Feeling lonely? April 2, 2008
Posted by spanautama in TENTANG.add a comment
Hudzaifah.org – Pernah ga kamu merasa sendiri bekerja didalam suatu organisasi? Merasa ditinggal sendiri dengan seabrek-abrek amanah dipunggungmu tanpa ada yang berusaha membantu?
Organisasi, Dari makna katanya sendiri berarti kumpulan individu-individu yang bekerja dan berusaha bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tentu saja dalam konteks ini bertujuan untuk mencapai ridho Allah SWT yang paling tinggi. Tapi kenapa kok dalam organisasi, khususnya organisasi da�wah, masih sering ada yang merasa bekerja sendiri. Entah dikarenakan sumber daya manusianya yang kurang atau sumber daya-sumber daya manusianya sendiri yang tidak peka terhadap amanah dan tanggung jawabnya sehingga dengan santainya menganggap remeh amanah tsb.
Apakah kamu pernah merasa demikian? Kalau iya, mungkin kamu harus berpikir kembali, minimal sadarilah bahwa Allah SWT selalu bersamamu, menemani setiap langkahmu, dan mempunyai rencana yang terbaik dibalik amanah yang diberikan kepadamu.
�Tiada beriman orang yang tidak memegang amanah dan tidak ada agama bagi orang yang tidak menepati janji.� (H.R. Adailami)
Semisal kamu adalah ketua panitia dan berada dalam suatu kepanitiaan yang membutuhkan kerja sama tim yang kompak, masing-masing individu sudah diserahi amanah yang berbeda-beda. Tapi dikemudian hari semangat mereka turun dan mungkin menganggap remeh amanah tersebut. Apa yang kira-kira mesti kita lakukan sebagai KP? Mengambil alih semua amanah tersebut dan mengerjakannya sendiri? Ataukah mungkin yang lebih parah lagi kita yang ikut meninggalkan amanah kita sebagai KP karena kecewa dengan respon teman-teman?
Mungkin itulah yang harus disadari oleh masing-masing individu tersebut. Meyakinkan diri bahwa amanah adalah sesuatu yang harus dijalankan adalah salah satu hal yang pertama kita lakukan. Percaya kepada rekan-rekan bahwa mereka bisa menjalankannya dengan baik. Evaluasi secara berkala progress acara tersebut dalam forum yang berkala pula. Husnudzon (berbaik sangka) kepada rekan-rekan juga salah satu hal yang terpenting.
Kesimpulannya, banyak orang yang merasa sering dikecewakan karena ketidaksadaran rekan-rekannya akan amanah yang diemban adalah suatu hal yang sering pula menghinggapi setiap kepanitiaan atau kepengurusan dalam suatu organisasi, khususnya organisasi da�wah. Hal inilah yang harus kita cermati bersama dan sadari bahwa amanah harus dilaksanakan dengan baik dan benar. Luruskan niat dan tujuan selalu kuncinya.
Wallahu�alam bishowab.
Berinteraksi Dengan Pendengar Yang Sombong, Pendiam dan Cerewet? April 2, 2008
Posted by spanautama in Tips & Triks.add a comment
Hudzaifah.org – Bagaimana Anda berinteraksi dengan pendengar yang sombong, pendiam dan cerewet? Silahkan Anda gunakan tips dan trik di bawah ini.
Bagaimana Anda Berinteraksi Dengan Pendengar Yang Sombong?
1. Raihlah simpatinya hingga memungkinkan Anda memberikan nasihat kepadanya.
2. Hiasilah diri Anda dengan sikap percaya diri untuk berinteraksi dengannya.
3. Arahkanlah dia serta berilah dia nasihat dengan secara tidak langsung.
4. Tampakkanlah padanya kebaikan dan keindahan pendapat-pendapat orang lain.
5. Berpartisipasilah bersamanya dalam pekerjaan-pekerjaan pribadi yang hebat dan unggul.
6. Ambillah manfaat dari ide dan pendapatnya.
7. Tampakkanlah padanya kekaguman dan kebanggaan Anda terhadap ide dan pendapatnya.
8. Buatlah ia memiliki perasaan memerlukan kepada orang lain.
9. Hindarilah dari posisi-posisi yang membangkitkan kesombongannya.
10. Hargailah pendapatnya serta pergauilah ia dengan akal dan hati yang terbuka
Bagaimana Anda Berinteraksi Dengan Pendengar Yang Cerewet (Banyak Omong)?
1. Potonglah pembicaraannya dengan bijaksana dan diplomasi. Lalu mintalah ia menyimpulkan apa yang ia katakan.
2. Mintalah ia untuk mencatatkan pandangan dan pemikirannya. Serta di akhir penyampaian pembicaraannya, berilah ia alokasi waktu yang sempit untuk menyimpulkannya.
3. Ketika ia berhenti berbicara, bersegeralah Anda untuk menyimpulkan apa yng dikatakannya, setelah itu berpindahlah kepada point berikutnya.
4. Janganlah Anda memfokuskan pandangan Anda padanya, pura-puralah tidak peduli terhadap seluruh komentar-komentarnya.
5. Biarkanlah para pendengar memotong pembicaraannya setiap kali ia mendesak untuk berbicara.
6. Ketika berbicara dengannya, pergunakanlah pertanyaan-pertanyaan terbatas dan tertutup, yaitu pertanyaan yang jawabannya selalu dijawab dengan �ya� atau �tidak�.
7. Batasilah waktu berbicara dengannya serta tentukanlah dengan teliti point-point pembicaraan dengannya.
8. Janganlah Anda menyimak setiap kalimat yang diucapkannya. Serta, ingatkanlah ia pada tema asal pembicaraan.
9. Tentukanlah waktu untuk bertemu dengannya setelah selesai dari pertemuan, perkumpulan atau setelah berinteraksi dengannya.
Bagaimana Anda Berinteraksi Dengan Pendengar Yang Pendiam?
1. Berusahalah untuk mendekatinya.
2. Ketika berbicara dengannya, pergunakanlah pertanyaan-pertanyaan uraian dan terbuka, yaitu pertanyaan yang memakai kata tanya: apa? bagaimana?, kapan?, dan di mana?
3. Usahakanlah untuk mengajaknya dalam berbagai pekerjaan dan kunjungan bersama.
4. Hindarilah dari sikap-sikap yang dapat menyakitinya.
5. Buatlah ia merasakan urgensi dirinya dan kehebatan seluruh pendapatnya.
6. Mulailah diskusi bersamanya dari point yang disepakati bersama.
7. Temanilah dengannya serta berbuat ramahlah kepadanya.
8. Bincangkanlah kepadanya tentang diri anda, pekerjaan Anda, problem-problem Anda hingga ia pun melakukan hal yang sama kepada Anda.
9. Ajukanlah kepadanya pertanyaan-pertanyaan langsung, tapi janganlah Anda terlalu banyak memfokuskannya dan menunggu lama agar ia menjawab pertanyaan-pertanyaan Anda.
10. Hati-hatilah dari memvonisnya bahwa dia tidak memperhatikan. Ingatlah, berapa banyak orang pendiam mengambil manfaat dari pembicaraan lebih banyak dari orang yang berbicara.
Sumber: Kitab �Yang Ringkas dan Efektif�/ Penerjemah: Masnur.H, Lc/ Posted: Anugerah. W/ Universitas Al Azhar Kairo, Mesir/ 22 Juni 2003
Tingkatan-Tingkatan Komitmen (The Levels of Commitment) April 2, 2008
Posted by spanautama in TENTANG.add a comment
Hudzaifah.org – Apakah pasangan Anda memiliki komitmen terhadap Anda? Atau apakah Mahasiswa Baru 2006 yang terekrut telah memiliki komitmen terhadap organisasi yang dimasukinya ? Komitmen telah menjadi bagian dari hubungan antar manusia. Ternyata, komitmen memiliki tingkatan-tingkatan. Nah, sampai dimanakah tingkat komitmen teman, pasangan, atau anggota Anda ?
Dwyer, Shurr dan Oh, (1987, p. 19) mendefinisikan komitmen sebagai an implicit and or explicit pledge of relational continuity between exchange partners. Sementara Moortman, Zaltman dan Deshpande (1992, p. 316) mendefinisikan relationship commitment sebagai: an enduring desire to maintain a valued relationship. Sama halnya dengan dua definisi di atas, peneliti lain yaitu Morgan dan Hunt (1994, p. 23) mendefinisikan komitmen sebagai an exchange partner believing that an ongoing relationship with another is so important as to warrant maximum efforts at maintaining it; that is, the committed party believes the relationship is worth working on to ensure that it endures indefinitely, and proposed that relationship commitment is central to relationship marketing.
Beberapa Jenis Komitmen
Konsumen merasakan sejumlah perasaan terhadap komitmennya pada hubungan yang telah tercipta dengan para penyedia jasa (service provider). Bentuk komitmen konsumen dibedakan atas continuance, affective dan normative commitment (Fullerton dan Taylor, 2000, p.7).
Yang dimaksud continuance commitment dalam hubungan pemasaran adalah komitmen yang timbul karena konsumen terikat pada suatu perusahaan dan akan membutuhkan biaya dan waktu apabila ia pindah ke perusahaan lain. Sedangkan yang dimaksud dengan komitmen yang normatif (normative commitment) adalah komitmen yang timbul karena konsumen merasa bahwa ia wajib menjalankan suatu usaha bisnis dengan perusahaan tertentu. Affective commitment merupakan komitmen yang muncul, karena masing-masing pihak yang berhubungan merasa yakin bahwa di antara mereka terdapat nilai-nilai yang sejalan dan timbulnya komitmen ini berdasarkan kesepakatan bahwa hubungan yang saling menguntungkan ini perlu dilanjutkan.
Tingkatan-Tingkatan Komitmen (The Levels of Commitment)
Menurut Berry (1999), tingkat komitmen dapat berada pada suatu batas daerah kontinum, yang dapat dibedakan atas beberapa tingkat, yaitu: Interest in Alternatives, sebagai tingkat komitmen yang paling rendah, berikutnya Acquiescene, Cooperation, Enhancement, Identity, Advocacy, dan Ownership sebagai tingkat komitmen yang paling tinggi.
1. Interest in Alternatives, yaitu komitmen konsumen yang timbul karena merasa tidak ada pilihan lain. Mungkin mereka merasa memang inilah yang terbaik di antara pilihan yang ada. Tingkat komitmen ini sangat rendah, dan konsumen pindah ke tempat lain karena alasan-alasan yang sangat sederhana. Misalnya, konsumen pindah ke pesaing lain, karena pesaing menurunkan sedikit harga, memberi potongan, atau hadiah-hadiah yang sederhana. Ini merupakan tingkat komitmen yang paling rendah, hubungan terjalin, tapi tidak bernilai.
Implementasinya dalam kehidupan rumah tangga adalah bila ternyata pasangan Anda mudah sekali berpindah hati hanya karena alasan yang remeh atau sepele, seperti karena bertemu yang lebih ganteng atau lebih cantik ^ _ ^. Dalam hubungan pertemanan, bila ternyata teman Anda mudah marah dan meninggalkan Anda hanya karena ada teman lain yang lebih perhatian dibanding Anda. Dalam organisasi, bila anggota baru, mudah sekali berpindah ke organisasi lain karena fasilitas di sekret tetangga lebih lengkap, misalnya. Dalam arti, Anda dipilih hanya karena “Habis, ngga’ ada yang lain lagi sih… “
2. Acquiescene, adalah suatu kesepakatan di antara pihak-pihak yang berhubungan bahwa ia akan menerima setiap persyaratan dan kebijaksanaan yang telah disepakati.
Implementasinya dalam kehidupan rumah tangga.. sebagai contoh adalah bila “Ya.., kita akan tetap bersama, selama saya dan kamu, bisa selalu akur.. Kalau, tidak.. ya say good bye”. Dalam pertemanan, masih ada syarat untuk bisa terus menjalin hubungan, “Kita akan tetap menjadi teman, bila kamu mau membantu saya mengerjakan PR, kalau tidak.., saya akan cari teman yang lain.” Dalam organisasi, anggota akan tetap eksis di organisasi tersebut, selama dirinya tidak dibebani amanah yang banyak, misalnya. Ada syarat.
3. Cooperation, berasal dari bahasa latin, dimana �co�, artinya bersama-sama (together), sedangkan operate artinya bekerja (to work). Cooperation adalah tingkat ketiga dari komitmen. Komitmen ini menggambarkan situasi dimana pihak-pihak yang mengadakan hubungan kerja bersama-sama untuk mencapai apa yang diharapkan. Dalam hal ini masing-masing pihak yang terlibat secara langsung mengusahakan tercapainya tujuan bersama. Menurut Berry (1999): �Cooperation is a natural outcome of trust-based relationships�.
Implementasi dalam kehidupan rumah tangga, “Isteriku.. atau suamiku, mari kita bersama arungi kehidupan, menuju surga yang luasnya seluas langit dan bumi.. “. Dalam pertemanan, “Wahai akhi.. atau ukhti…, mari kita berjanji setia untuk senantiasa bersama-sama istiqomah di jalan ini.” Dalam organisasi, bila anggota sudah secara sadar melaksanakan program-program organisasi, tanpa banyak mengeluh dan penuh tanggung jawab.
4. Enhancement, merupakan komitmen tingkat keempat, yang berarti suatu komitmen dari pihak-pihak yang mengadakan hubungan untuk mengadakan suatu ikatan secara sadar untuk saling memberikan kontribusi yang saling menguntungkan. Selalu berusaha untuk memperkuat ikatan hubungan masing-masing berdasarkan kepercayaan yang mendalam. Misalnya, perusahaan memberikan tambahan pelayanan bagi konsumennya atau konsumen membantu perusahaan dalam memasarkan produk perusahaan. Hubungan yang erat antara perusahaan dengan konsumennya terlihat dari kerja sama suatu tim kerja.
Dalam rumah tangga, bila suami atau isteri, saling berta’awun, saling tsiqoh dan saling melengkapi… Misalnya dengan kata-kata, “Ada yang bisa kubantu, isteriku/suamiku?” Dalam pertemanan pun seperti itu, “Ada yang bisa kubantu, Ukhti?” Dalam organisasi, bila anggota memberikan/mengorbankan waktu ekstra demi terlaksananya program-program. Pun, sebaliknya, pihak manajemen organisasi memberikan suplemen 4 sehat 5 sempurna kepada anggotanya. Dan, bila anggota sudah mulai menyatakan, “Apa yang bisa saya berikan untuk organisasi ini ?” dan bukan “Apa yang bisa organisasi berikan untuk saya? “
5. Identity, adalah tingkat komitmen yang hampir sama pengertiannya dengan enhancement, yaitu suatu identitas dari kuatnya hubungan antara perusahaan dengan konsumen, yang tercermin dari sikap masing-masing pihak (konsumen dan perusahaan) yang bersedia bekerjasama dalam suatu tim kerja (team work).
6. Advocacy, tingkat komitmen ini berkaitan dengan keinginan mitra untuk menyampaikan hal-hal yang baik mengenai mitranya, misalnya konsumen ikut mempromosikan perusahaan kepada pihak lain mengenai kelebihan-kelebihan perusahaan (word of mouth), bahkan kalau perlu membela perusahaan apabila ada hal-hal yang berdampak kurang bagi perusahaan.
Dalam rumah tangga, bila suami/isteri sampai pada tahap saling menutupi kekurangan atau aib. Tidak menceritakan keburukannya. Justru, selalu menceritakan kebaikan-kebaikan suami/isterinya. Mensyukuri karunia-Nya.
Dalam pertemanan, bila keduanya sudah saling berprasangka baik sehingga segalanya dihadapi dengan tenang, menceritakan kebaikan satu sama lain. dalam organisasi, bila anggota sudah mulai terlibat mengajak orang lain untuk masuk organisasi tersebut, yang tentu saja dengan menceritakan kelebihan-kelebihan organisasi.
7. Ownership, ini merupakan tingkar komitmen terakhir, rasa kepemilikan secara emosional bagi pihak-pihak yang mengadakan hubungan. Konsumen merasa bahwa ikatannya begitu kuat dengan perusahaan sehingga konsumen merasa ia juga memiliki perusahaan. Jenis komitmen ini merupakan peningkatan atau kombinasi dari coperation, enhancement, identity, dan advocay (Berry, 1999, p. 154).
Dalam rumah tangga, misalnya bisa suami telah bertindak sebagai qawwam bagi isterinya, karena merasa bahwa isteri adalah amanahnya. Pun, isteri, bertindak taat pada suaminya, karena merasa bahwa sang suami memiliki hak yang besar atas dirinya.
Dalam pertemanan, misalnya bila seorang teman sudah mulai ikut bersedih kala temannya sedih dan ikut senang di kala temannya senang.
Dalam organisasi, bila anggota sudah merasa bahwa maju mundurnya organisasi adalah juga tanggung jawabnya. Dirinya adalah motor untuk organisasi tersebut.
Nah, ada di level yang manakah Anda ? [AW]
*) Penulis adalah mahasiswi FE Trisakti, Jurusan Manajamen Pemasaran angkatan 2002.
